Zehn gute Gründe für ein Wiki im Projekt

Zehn gute Gründe für ein Wiki im Projekt

Warum sollten wir (zusätzlich) ein Wiki im Projekt nutzen? Wir haben doch bereits ein Projektlaufwerk für unsere Arbeit! Erkennen Sie sich wieder? Heutzutage ist eine zentrale Datenablage auf einem Server für Projekte nicht mehr wegzudenken. Der Zugriff auf Dateien, gerade bei standortübergreifenden Projekten, ist ein Muss für effektive Projektarbeit. Jedoch wird dabei vergessen, dass es um mehr geht, als das Fachwissen über den Projektinhalt.

Projektspezifische Prozesse, das Know How der Mitarbeiter und die Dokumentation des Projekts (für lessons learnt und Folgeprojekte) werden dabei oftmals vernachlässigt. Diese Informationen werden in den meisten Fällen heute noch in Präsentationen, Kalkulations- oder Textverarbeitungsprogrammen gespeichert und abgelegt. Das Wissen der Mitarbeiter wird meist nur bei Übergabe der Aufgabe weitergegeben.

Warum ist gerade diese Art des Umgangs mit den Inhalten kritisch? Da oftmals in diesen Inhalten der Projekterfolg steckt!

Dabei sind es nur wenige Fragen, die man stellen sollte, wenn man mit dem Gedanken spielt, ein Wiki einzuführen. Wenn Sie wissen wollen, ob ein Wiki Nutzen für ein Projekt bringen kann, beantworten Sie folgende Fragen:

  1. Sind Projektprozesse, Dokumentationen, Querschnittsthemen etc. für jeden im Projekt zugänglich (z.B. externe Mitarbeiter, Lieferanten oder Mitarbeiter anderer Standorte)?
  2. Sind diese in Dateiformaten, die ohne spezielle Software oder betriebssystemunabhängig gelesen werden können?
  3. Ist das Wissen um Abläufe und Arbeitsinhalte der Projektmitarbeiter gesichert und dokumentiert?
  4. Sind alle relevanten Inhalte gut indizierbar über eine Suche?
  5. Sind die Dateien versioniert und nicht redundant an verschiedenen Stellen auf dem Projektlaufwerk abgelegt?
  6. Ist eine Pflege und Weiterentwicklung der Inhalte sichergestellt?
  7. Gibt es Mitarbeiter, die für Dateien und deren Inhalte verantwortlich sind?
  8. Sind diese Dateien eindeutig bezeichnet, dass jeder (neue) Mitarbeiter diese finden kann?
  9. Sind diese Dateien bei einer eventuellen Nutzung von Tablet PC’s und Smartphones zugänglich?
  10. Sind die Dateien und Formate revisions- bzw. zertifizierungssicher bei entsprechenden Anforderungen im Projekt?

Diese Fragen zeigen die auftretenden Herausforderungen bei einer Speicherung auf einem Dateilaufwerk auf, denn sie zeigen gleichzeitig die Schwächen einer solchen Datenhaltung. Erfolgreiche Projekte sind transparent und das gilt insbesondere für die administrativen und unterstützenden Prozesse. Ein intelligent und passend strukturiertes Wiki kann dabei helfen, die Nachteile der klassischen Datenspeicherung in echte Vorteile umzuwandeln. Die o.g. Fragen lassen sich durchgehend mit einem angepassten Wiki mit „Ja“ beantworten. Ein echter Mehrwert in der Projektarbeit, gerade bei komplexen und längerdauernden Projekten mit Fluktuation der Projektmitarbeiter und Know How Verlust.

Die Vorteile eines Wikis auf einen Blick

  1. Ein Wiki dokumentiert die gesamten Informationen über ein Projekt und fungiert so als zentraler Wissenspool
  2. Jeder Beteiligte kann von überall auf die Inhalte des Wikis zugreifen
  3. Ein Wiki ist einfach in der Handhabung – sowohl für die User als auch für den Administrator
  4. In einem Wiki werden Mitarbeiter aktiv beteiligt – hier können sie ihr eigenes Wissen sowie ihre Erfahrungen und Ideen beisteuern (KVP Prozess und Aktualität der Inhalte)
  5. Ein Wiki kann jederzeit um neue Bereiche (z.B. neues Teilprojekt oder Querschnittfunktion) ergänzt werden
  6. Die Struktur und die Inhalte eines Wikis können jederzeit verändert werden, ohne dabei die Auffindbarkeit der Inhalte zu gefährden
  7. Ein Wiki bietet hohe Sicherheit durch getrennte Datenbanken und ist versioniert
  8. Die modulare Struktur lässt individuelle Anforderungen an Sicherheit, Design und Editierbarkeit zu
  9. Eine Wiki-Struktur ist einfach adaptierbar auf andere Wikis oder neue Projekte
  10. Ein Wiki ist revisions- und zertifizierungssicher.