Wissensmanagement – wichtig für Unternehmen!

In den letzten Jahrzehnten investierten Unternehmen viel Geld, um im internationalen Wettbewerb und dem damit einhergehenden steigenden Kostendruck konkurrenzfähig zu bleiben. Anfangs lag der Fokus dabei auf der Optimierung der Produktionsanlagen und Prozesse. 5s, TPM, und das vielgeachtete „Toyota“ Produktionssystem sind Schlagwörter, die für diesen Trend standen und stehen. Im Zuge dieser Optimierung wurden neben den produktiven auch die administrativen Bereiche „lean“ gestaltet und umstrukturiert. Ein Trend, der auch im Jahre 2011 weiter anhält. Dabei rückt ein Thema in den Hintergrund, das eigentlich die meisten Unternehmen ausmacht – ihr Wissen um Produkte und Entwicklungen. Die Optimierung der Fertigung ist dabei stets „nur“ die Umsetzung dessen, was die Mitarbeiter in ihrem Unternehmen leisten. Ihr geistiges Kapital wird heutzutage nur unzureichend systematisch erfasst oder gesichert. In einigen Zertifizierungen wird das mittlerweile gefordert, dennoch verfügen nur wenige Unternehmen bislang über ein Wissensmanagementsystem.

Die Optimierung der Fertigung ist ein erster Ansatz, der aber bei Weitem nicht ausreicht, um auch in Zukunft die eigene Wettbewerbsfähigkeit auszubauen oder mindestens zu erhalten. Der steigende Komplexitätsgrad in der Produktentwicklung, internationale Abhängigkeiten wie auch komplexe Prozesse werden nur unzureichend abgebildet. Die heute am Markt verfügbaren Systeme sind genau diesen Anforderungen oftmals nicht gewachsen und bilden für bestehende ERP Systeme eher ein „AddOn“. Sie bekommen nicht die Aufmerksamkeit, die sie benötigen, da auch von Unternehmensseite die Akzeptanz noch nicht bis in die Köpfe der Entscheider vorgedrungen ist.

Was heißt das in der Praxis?

Nehmen wir ein klassisches Beispiel aus der täglichen Arbeitswelt eines Unternehmens, egal ob es sich hierbei um einen kleinen, mittelständischen oder Großbetrieb handelt. Ein Produktprojekt, das auf einen Zeitraum von zwei bis drei Jahren angesetzt ist. Schon beim Projektstart wird das Projektmanagement aufgesetzt, um die Kerngrößen, Kosten, Zeit und Leistung zu steuern, für einen erfolgreichen Projektabschluss. Entsprechend qualifiziertes Personal kümmert sich intensiv hauptsächlich darum, das Budget einzuhalten. Am Ende des Projektes, kurz bevor das nächste startet, ruft der verantwortliche Projektmanager einen „lessons learnt“ Workshop aus, um die Projekterfahrungen zu sichern. Hier liegt in der Praxis der Fokus wieder auf den Kerngrößen, um diese Erfahrungen auf das neue Projekt zu übertragen, schliesslich will man einmal gemachte Fehler nicht nochmal wiederholen.

Allein aus diesem kurzen Abriss wird bereits deutlich, dass der Fokus in der Wissenssicherung in der Praxis auf dem „harten Wissen“ aufsetzt und das Thema Wissensmanagement noch lange nicht als Kernaufgabe aufgefasst wird. Prozesse, Teamzusammensetzungen, erfolgreiche Methoden oder Vorgehensweisen bleiben außen vor. Ein Fehler, der Unternehmen wichtige Erfolgsfaktoren für die Zukunft kostet und bereits während der Projektlaufzeit mögliche Optimierungen verschließt. Warum? Denken Sie an die Wechsel innerhalb dieses Zeithorizonts: Einige Ihrer Mitarbeiter werden befördert, gehen in Ruhestand, nehmen Elternzeit oder verlassen Ihr Unternehmen. Was ist mit diesem Wissen? In der Regel ist es für immer verloren, sieht man von dem Stichwortzettel bei Übergabe für eventuelle Nachfolger einmal ab. Das Wissen über Ansprechpartner, über Abläufe, die geheimen Kniffe, die es bei einem Kunden oder Lieferanten benötigt – weg.

Was also anders gestalten?

Erstens sollte das Wissensmanagement zur Chefsache werden, d.h. der Projektmanager sollte es beim Projektstart implementieren und als begleitenden Prozess während des gesamten Projektes begreifen. Nutzen Sie die in ihrem Unternehmen vorhandene Software oder setzen Sie sich für eine effektive Wissensmanagementsoftware ein. Sie denken, so etwas gibt es nicht? Dann surfen Sie mal auf Wikipedia.de und überzeugen sich von diesem Wissensmanagement!

Wissenssicherung sollte genau wie jedes andere Steuerungsinstrument geplant, durchgeführt und abgeschlossen werden. Eine chaotische oder automatische Selbstsicherung ist eher unwahrscheinlich. Im Projekt muss dafür allerdings die Akzeptanz geschaffen und die Methode in der Planung berücksichtigt werden. Binden Sie vom ersten Kick off das Projektteam in diesen Prozess ein. Zeigen Sie Ihren Projektmitarbeitern die Chancen, die das Wissensmanagement mit sich bringt, auf. Vor allem aber machen Sie allen bewusst, dass das Wissen für das Unternehmen essentiell ist. Bauen Sie bei Ihren Mitarbeitern Barrieren und Vorbehalte ab und schaffen Sie eine offene Projektkultur. Schließen Sie am Ende des Projektes den Wissensmanagementprozess ab, werten Sie ihn aus und führen Sie einen KVP Prozess ein. Denn auch dieses System ist nie statisch. Schaffen Sie als Führungskraft oder Geschäftsführer eine Akzeptanz im Unternehmen. Leben Sie das Thema vor, zeigen Sie anderen auf, welche Möglichkeiten und Potenziale in diesem Thema schlummern. Werden Sie Markenbotschafter für Ihr Wissensmanagement! Denn schon im sechzehnten Jahrhundert prägte der Philosoph Francis Bacon den Ausspruch: „Wissen ist Macht“. Nachzulesen übrigens bei Wikipedia.de.

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